CZĘŚĆ „B” AKT OSOBOWYCH

Część B zawiera oświadczenia albo dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:

• dokumenty lub oświadczenia dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy (oświadczenia takie będą mogły mieć postać dotychczasowych, zaktualizowanych kwestionariuszy lub oświadczenia pracownika, w którym pracownik wskaże dane osobowe, których pracodawca może żądać na podstawie art. 22(1) Kodeksu pracy),
• umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – również potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 Kodeksu pracy),
• zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w formie tej określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę,
• dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2017 r. poz. 664 oraz z 2018 poz. 138) )np. pismo informujące o dodatkowych uprawnieniach z tytułu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, pismo informujące o dodatku za uciążliwe warunki pracy; ).
  W części B akt osobowych musi się znaleźć:
   
• potwierdzenie zapoznania się przez pracownika:

- z treścią regulaminu pracy (art. 104(3) § 2 Kodeksu pracy) albo obwieszczenia (art. 150 § 7 Kodeksu pracy),

– z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 237(4) § 3 Kodeksu pracy),

– z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji.

• potwierdzenie poinformowania pracownika:
• – o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 Kodeksu pracy) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 32 Kodeksu pracy),
• – o warunkach zatrudnienia (art. 29(1) § 2 Kodeksu pracy) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 291 § 4 Kodeksu pracy), (w przypadku delegacji pracownika do pracy na obszarze państwa niebędącego członkiem Unii Europejskiej na okres przekraczający 1 miesiąc),
• – o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 222 § 8 Kodeksu pracy),(jeżeli w zakładzie pracy jest zastosowany monitoring poczty elektronicznej lub monitoring wizyjny),
• – o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (zgodnie art. 226 pkt 2 Kodeksu pracy),
• – potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 § 3 Kodeksu pracy),
   
• Ponadto w części B akt osobowych muszą się znaleźć:
• dokumenty które potwierdzają ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
• oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków płacy lub pracy lub zmiany tych warunków w innym trybie,
• dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 i 125 Kodeksu pracy),
• dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane z uzupełnianiem lub zdobywaniem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych,
• dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 Kodeksu pracy),
• dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego,
• dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 182(1e) Kodeksu pracy),
• dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 186(7) Kodeksu pracy),
• oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 189(1) Kodeksu pracy),

• Art. 189(1). [Zakaz kumulacji uprawnień związanych z rodzicielstwem]
• Jeżeli oboje rodzice lub opiekunowie dziecka są zatrudnieni, z uprawnień określonych w art. 148 pkt 3, art. 178 § 2, art. 186(7) § 1 i art. 188 może korzystać jedno z nich.

Dodatkowo, zgodnie z rozporządzeniem, w części B akt osobowych mają się znaleźć dokumenty, które potwierdzają przekazanie pracownikowi informacji, których pracodawca jest obowiązany udzielić na mocy przepisów Kodeksu pracy, a także oświadczenia pracowników potwierdzające zapoznanie się z dokumentami, z którymi pracodawca powinien pracownika zapoznać.

Dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego (art. 174 i 1741 Kodeksu pracy),

• skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:
• – wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy), (w przypadku pracowników młodocianych przenoszonych na inne stanowiska pracy i innych pracowników przenoszonych na stanowiska pracy, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe w trakcie zatrudnienia)
• – okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2, 3 i 5 Kodeksu pracy),
• umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy (art. 101(1) § 1 Kodeksu pracy),
• wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy (art. 151(7) § 6 Kodeksu pracy),
• dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania,
• dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy.

Wskazany w rozporządzeniu katalog oświadczeń lub dokumentów gromadzonych w części B akt osobowych nie jest bowiem wyczerpujący i obejmuje oświadczenia lub dokumenty, których podstawę prawną pozyskania stanowi kodeks pracy lub inne przepisy. Wszystkie dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia powinny być przechowywane w części B akt osobowych, w tym również oświadczenia lub dokumenty pozyskiwane od pracowników na podstawie przepisów szczególnych.

Ciąg dalszy w następnym numerze „Górnika”