W części C akt osobowych muszą się znaleźć:

W części C znajdują się bowiem oświadczenia oraz dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym:

• oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę,
• wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,
• dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (zgodnie art. 171§ 3 kodeksu pracy),
• kopia wydanego świadectwa pracy,
• potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
• umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę (art. 101(2) § 1 Kodeksu pracy),
• skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 Kodeksu pracy).

AKTA OSOBOWE W FORMIE ELEKTRONICZNEJ

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy mogą prowadzić i przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika w wybranej przez siebie formie – papierowej albo elektronicznej. Dodać należy, że możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej wynika z art. 1 pkt 3 ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Art. 1. ustawy w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją wprowadza następujące zmiany do kodeksu pracy w art.94, dodano pkt 9a i 9b, które otrzymują brzmienie:

• 9a) prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza);
• 9b) przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej;”

Zgodnie z rozporządzeniem, dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej jest prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym zapewniającym:
 

1. zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;
2. integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;
3. stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym;
4. identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;
5. skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych, o których mowa w rozdziale 4 rozporządzenia;
6. wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób, o którym mowa w rozdziale 4 rozporządzenia;
7. funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Taki system ma umożliwiać uprawnionym użytkownikom wyszukiwanie i przeglądanie dokumentacji, a także umożliwiać jej eksport i wydruk.

1. Zabezpieczona dokumentacja pracownicza

Pracowniczą dokumentację prowadzoną i przechowywaną w postaci elektronicznej uważa się za zabezpieczoną, jeżeli w sposób ciągły spełnione są łącznie następujące warunki:

1. jest zapewniona jej dostępność wyłącznie osobom upoważnionym;
2. jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem;
3. jej prowadzenie i przechowywanie odbywa się z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.

Wymóg stosowania „powszechnie uznawanych metod i środków ochrony dokumentacji” zamiast wskazania wprost jakie metody należy stosować wynika z potrzeby zapewnienia podmiotom przechowującym dokumentację możliwości stosowania rozwiązań uwzględniających aktualną wiedzę w tej dziedzinie i jednocześnie adekwatnych do posiadanych zasobów dokumentacji oraz zasobów sprzętu i oprogramowania.

Zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej prowadzonej i przechowywanej w postaci elektronicznej polega w szczególności na:

1. systematycznym dokonywaniu analizy zagrożeń;
2. opracowaniu oraz stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania;
3. stosowaniu środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń;
4. bieżącym kontrolowaniu funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno- informatycznych sposobów zabezpieczenia, a także okresowym dokonywaniu oceny skuteczności tych sposobów;
5. przygotowaniu i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym jej przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli tego wymaga zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji (…).