Udostępnianie akt pracownika
Chcę zwrócić się do pracodawcy o udostępnienie mi moich akt osobowych, gdyż mam wątpliwości co do prawidłowości wyliczenie mojego urlopu. Jak mam to zrobić, jakie przepisy to regulują i czy pracodawca może odmówić spełnienia mojej prośby? - Mariusz (Rybnik)
Każda osoba czy podmiot zatrudniający pracowników, czyli pracodawca w rozumieniu Kodeksu Pracy, jest jednocześnie administratorem danych osobowych pracowników. Administrowanie danymi osobowymi związane jest z obowiązkiem przestrzegania przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO).
Pracodawca ma dostęp do wielu danych swoich pracowników, w tym do tzw. danych wrażliwych (np. dotyczących zdrowia, danych biometrycznych, karalności, wykształcenia, kar porządkowych, oceny jakości świadczonej pracy). Posiadanie części wspomnianych danych jest nie tylko uprawnieniem, ale także obowiązkiem pracodawcy, który z mocy art. 94 pkt 9a i 9b kp jest zobowiązany do prowadzenia akt osobowych pracownika zgodnie z obowiązującymi przepisami, co oznacza że pracodawca zobligowany jest zapewnić tym danym szczególne bezpieczeństwo. Wśród narzędzi mających na celu realizację obowiązków ochrony danych osobowych pracowników należy wymienić ograniczenie kręgu podmiotów, którym pracodawca udostępnia dane zawarte w dokumentacji pracowniczej (art. 25 ust. 2 rodo w zw. z art. 5 ust. 1 lit. c rodo).
Obecnie zatem regulacjami prawnymi stanowiącymi podstawę żądania pracownika udostępnienia kopii akt osobowych są art. 15 ust. 3 ustawy rodo i przede wszystkim art. 94 ( 12) Kodeksu Pracy, zgodnie z którym Pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek:
- pracownika lub byłego pracownika albo,
- osób, o których mowa w art. 94 ( 9 ) § 3 ( dzieciom własnym, dzieciom drugiego małżonka oraz dzieciom przysposobionym, przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnukom, rodzeństwu i innym dzieciom, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka, małżonkowi (wdowie i wdowcowi), rodzicom, w tym ojczymowi i macosze oraz osobom przysposabiającym ) w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika
Wniosek może zostać złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. W razie odmowy pracodawcy w przedmiocie udostępnienia akt, pracownik może złożyć do Państwowej Inspekcji Pracy skargę oraz dochodzić przez sądem pracy nakazania udzielenia informacji, które mają istotne znaczenie dla sytuacji danego pracownika.
