Zgodnie z § 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący:

• 2 dni - w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy;
• 1 dzień - w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

Za czas zwolnienia od pracy, pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, które jest obliczane według zasad obowiązujących przy ustalaniu wynagrodzenia jak za urlop wypoczynkowy.

Uprawnienie do urlopu okolicznościowego nie jest zależne od rodzaju umowy o pracę, wymiaru zatrudnienia, czy też od stażu pracy. Możliwość skorzystania z urlopu okolicznościowego przysługuje  zarówno pracownikowi zatrudnionemu w pełnym wymiarze czasu pracy, jak i pracownikowi zatrudnionemu w niepełnym wymiarze czasu pracy.

Należy pamiętać, że ślub uprawnia pracownika do zwolnienia z pracy, jeżeli zawarte małżeństwo wywiera skutki cywilne, tj. małżeństwo zostanie zawarte przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego lub przed duchownym, z którego później akt małżeństwa sporządził kierownik urzędu stanu cywilnego (małżeństwo konkordatowe).

Zgodnie z § 2 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu udzielania pracownikom zwolnień od pracy pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, w przypadku, gdy przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia (np. ślub pracownika). W razie zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy, pracownik jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę̨ o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy.

Pracownik musi również złożyć wniosek do pracodawcy o udzielenie urlopu okolicznościowego oraz przedstawić dokument potwierdzający zaistnienie okoliczności uprawniających do w/w urlopu (np.: akt małżeństwa, akt zgonu). Pracownik powinien przedstawić odpis w/w dokumentu w najbliższym możliwym terminie. Pracodawca ma prawo zażądać wglądu do oryginału w/w dokumentu. Należy jednak podkreślić, że brak jest ustawowych podstaw prawnych do pozostawiania w aktach osobowych pracownika oryginału bądź kserokopii aktu małżeństwa, czy też aktu zgonu lub aktu urodzenia w celu udokumentowania okoliczności uzasadniających udzielenie urlopu okolicznościowego.